Membalas pesan kerja, mengirim file, atau mencatat pengeluaran terlihat sederhana. Namun, tugas seperti ini bisa terus berpindah ke daftar besok sampai akhirnya menumpuk.
Cara mengatasi kebiasaan menunda pekerjaan dapat dimulai dengan memperjelas tindakan pertama dan waktu mulai. Anda juga perlu mengenali bagian yang membuat tugas terasa sulit: apakah instruksinya belum jelas, ada kekhawatiran salah, atau perhatian terus berpindah?
Tidak semua penundaan mempunyai penyebab yang sama. Karena itu, langkah berikut merupakan pilihan untuk diuji dan disesuaikan.
Mengapa pekerjaan kecil justru sering ditunda?
Ukuran tugas tidak selalu mencerminkan kesulitan memulainya. Membalas satu email mungkin terasa berat jika Anda belum yakin jawaban apa yang tepat. Mengirim dokumen juga bisa tertunda karena file belum rapi atau Anda takut melewatkan sesuatu.
Meta-analisis Piers Steel pada 2007 mengidentifikasi hubungan prokrastinasi dengan sejumlah faktor, termasuk ketidaksukaan terhadap tugas, keyakinan atas kemampuan diri, impulsivitas, serta aspek pengaturan diri dan mudah teralihkan. Prokrastinasi merujuk pada penundaan yang merugikan meskipun seseorang mengetahui kemungkinan akibatnya. Hubungan dalam penelitian tersebut tidak menetapkan penyebab penundaan pada setiap individu.
Dalam keseharian, hambatan yang berbeda membutuhkan respons berbeda. Perjelas tugas yang instruksinya belum lengkap. Jika pekerjaan menunggu informasi, catat prasyarat yang belum tersedia dan tindakan untuk mendapatkannya.
Menunda secara sengaja untuk mengerjakan prioritas yang lebih penting juga berbeda dari terus menghindari tugas meskipun mengetahui akibatnya.
Kenali pola menunda sebelum mencoba mengubahnya
Pilih satu pekerjaan kecil yang sering tertunda. Amati kejadian sebelum Anda mengalihkan perhatian, lalu catat hal berikut:
- Tugas yang sebenarnya ingin diselesaikan. Gunakan uraian konkret, seperti mengirim invoice kepada pelanggan.
- Bagian yang belum jelas. Apakah nomor invoice, nominal, atau alamat penerimanya belum tersedia?
- Pikiran yang muncul. Misalnya, ingin menunggu susunan kalimat sempurna atau khawatir menerima pertanyaan lanjutan.
- Gangguan yang mengambil perhatian. Catat apakah Anda berpindah ke notifikasi, pekerjaan lain, atau pencarian yang tidak berkaitan.
- Akibat penundaan. Perhatikan apakah orang lain menunggu, tenggat mendekat, atau pekerjaan berikutnya terhambat.
Catatan ini tidak perlu panjang. Tujuannya menemukan hambatan yang dapat Anda tangani, bukan membuat penilaian tentang karakter Anda.
Jika hambatan utamanya adalah informasi yang belum tersedia, tindakan awal mungkin berupa meminta konfirmasi. Jangan memasukkan pekerjaan itu ke daftar “harus selesai sekarang” jika prasyaratnya belum terpenuhi.
Langkah mengatasi kebiasaan menunda pekerjaan kecil
Cobalah langkah yang sesuai dengan pola Anda. Tidak harus menerapkan semuanya sekaligus.
1. Ubah tugas menjadi tindakan pertama yang sangat spesifik
“Rapikan dokumen” belum menjelaskan dari mana Anda mulai. Pilih tindakan yang dapat Anda lakukan sekarang, seperti membuka folder unduhan dan memindahkan satu dokumen ke folder proyek.
Untuk email, tindakan awal bisa berupa membuka pesan dan menulis pokok jawaban. Untuk invoice, mulailah dengan memastikan data transaksi.
Bedakan tindakan awal dari hasil akhir. Anda tidak perlu menjanjikan seluruh pekerjaan selesai dalam sekali duduk, tetapi tetap perlu menentukan kelanjutannya.
Hindari memecah tugas menjadi begitu banyak langkah sehingga mengelola daftar justru menjadi pekerjaan baru.
2. Tentukan kapan tugas akan mulai dikerjakan
Kata “nanti” tidak memberi patokan untuk kembali ke tugas. Pilih waktu atau momen yang realistis, misalnya setelah menyelesaikan rapat atau ketika membuka laptop pada awal jam kerja.
Pastikan bahan yang Anda butuhkan tersedia pada waktu tersebut. Menjadwalkan pengiriman dokumen sebelum dokumennya selesai hanya memindahkan hambatan.
Jika waktunya terlewat, pilih kesempatan berikutnya yang jelas. Jangan membiarkan kegagalan satu jadwal menghapus rencana seluruh hari.
Bila tugas tidak mendesak, tempatkan pada waktu yang sesuai dengan prioritas utama. Pekerjaan kecil tidak selalu harus langsung menginterupsi pekerjaan penting.
3. Gunakan rencana “jika–maka” untuk pemicu yang berulang
Rencana ini menghubungkan situasi tertentu dengan tindakan. Contohnya, “Jika selesai melakukan transaksi, maka saya menyimpan bukti pembayaran di folder pengeluaran.”
Pilih pemicu yang mudah Anda kenali dan tindakan yang benar-benar dapat Anda lakukan. “Jika sedang semangat, saya membereskan semuanya” masih terlalu luas.
Meta-analisis Gollwitzer dan Sheeran pada 2006 mendukung penggunaan rencana situasi–tindakan, atau implementation intentions, untuk membantu pencapaian tujuan. Kajian itu membahas pencapaian tujuan secara umum, sehingga hasilnya bukan jaminan bahwa setiap kebiasaan menunda akan hilang. Kesesuaian pemicu, tindakan, dan tujuan tetap penting.
Mulailah dengan satu pola berulang agar Anda bisa mengevaluasi apakah rencananya berguna.
4. Kelompokkan pekerjaan kecil yang sejenis
Anda dapat mencoba satu sesi untuk pekerjaan yang memakai bahan atau perangkat serupa, seperti mengirim dokumen, memeriksa kuitansi, atau memperbarui catatan transaksi.
Tetapkan isi kelompoknya sebelum mulai. Jangan membuat sesi “administrasi” yang ternyata mencakup semua pekerjaan yang belum selesai.
Pengecualian tetap diperlukan. Pesan yang menghambat pekerjaan rekan mungkin perlu Anda tangani sebelum jadwal administrasi berikutnya.
Setelah mencoba, periksa apakah pengelompokan membantu atau justru membuat Anda menunggu terlalu lama. Pilih cara yang sesuai dengan kebutuhan tugas, bukan mengikuti satu aturan secara kaku.
5. Kurangi gangguan sebelum mulai bekerja
Siapkan lingkungan untuk tindakan yang sudah Anda pilih. Buka dokumen terkait, tutup tab yang tidak diperlukan, dan atur notifikasi sesuai tanggung jawab Anda.
Jika pekerjaan membutuhkan komunikasi, jangan mematikan seluruh saluran tanpa mempertimbangkan kebutuhan tim. Anda bisa membatasi gangguan sambil tetap menyediakan jalur untuk urusan mendesak.
Periksa pula gangguan yang muncul dari kebiasaan sendiri. Membuka aplikasi lain untuk “sekadar melihat” dapat menjadi pola yang layak Anda catat.
Tidak perlu menunggu meja atau perangkat sempurna. Siapkan kondisi yang cukup untuk memulai tugas saat ini.
6. Tutup satu pekerjaan sebelum membuka tugas kecil berikutnya
Tentukan tanda selesai yang jelas. Email selesai ketika Anda sudah mengirim jawaban yang diperlukan, bukan hanya saat drafnya terbuka. Pengiriman file selesai setelah Anda memeriksa penerima dan lampiran, lalu mengirimkannya.
Jika pekerjaan menunggu orang lain, ubah statusnya menjadi “menunggu konfirmasi” dan tulis kapan Anda perlu memeriksanya kembali.
Cara ini membedakan tugas yang sudah selesai, masih berjalan, dan belum dapat Anda lanjutkan. Anda tidak perlu terus mengingat semuanya sebagai pekerjaan terbuka.
Tetap lakukan pemeriksaan yang sesuai. Menutup pekerjaan bukan berarti mengirim terburu-buru demi menambah jumlah tugas selesai.
Contoh menerapkan langkah tersebut dalam aktivitas sehari-hari
Berikut ilustrasi penerapan pada beberapa pekerjaan kecil. Sesuaikan waktu dan urutannya dengan kebutuhan Anda.
| Pekerjaan | Hambatan yang mungkin muncul | Tindakan pertama | Tanda selesai |
|---|---|---|---|
| Membalas email | Belum yakin harus menjawab apa | Tulis pokok jawaban berdasarkan informasi tersedia | Jawaban terkirim atau permintaan klarifikasi terkirim |
| Mengunggah file | Nama dan versi file membingungkan | Pilih versi final dan periksa isinya | File terunggah ke lokasi yang benar |
| Mencatat pengeluaran | Bukti transaksi tersebar | Kumpulkan bukti yang belum tercatat | Transaksi masuk catatan dan bukti tersimpan |
| Merapikan meja | Ingin membereskan seluruh ruangan | Pisahkan dokumen kerja dari barang lain | Area yang ditentukan sudah dapat digunakan |
| Mengirim invoice | Data transaksi belum lengkap | Periksa data dan minta informasi yang kurang | Invoice yang sudah diperiksa terkirim |
Jika Anda terus tertahan pada kolom “tindakan pertama”, periksa kembali apakah tindakan tersebut masih terlalu luas atau membutuhkan prasyarat lain.
Apa yang perlu dilakukan jika daftar pekerjaan kecil sudah menumpuk?
Jangan menganggap semua tugas mempunyai urgensi yang sama. Periksa daftar sebelum mencoba menyelesaikannya satu per satu.
- Hapus tugas yang sudah tidak diperlukan. Pastikan penghapusan tidak mengabaikan komitmen kepada orang lain.
- Dahulukan tugas dengan konsekuensi nyata. Perhatikan tenggat, pembayaran, atau pekerjaan orang lain yang tertahan.
- Pisahkan tugas yang menunggu informasi. Tuliskan pihak yang perlu Anda hubungi dan tindak lanjutnya.
- Kelompokkan tugas yang sejenis. Pilih kelompok yang dapat Anda kerjakan dengan bahan tersedia.
- Ambil satu pekerjaan untuk dimulai. Tentukan tindakan awal dan tanda selesainya.
- Komunikasikan keterlambatan bila perlu. Berikan pembaruan yang jujur kepada pihak yang menunggu.
Jangan menambah target hanya karena daftar terlihat panjang. Pilih pekerjaan berikutnya setelah melihat kapasitas dan hasil pekerjaan yang sedang berjalan.
Hindari cara mengatasi penundaan yang justru menambah beban
Upaya memperbaiki kebiasaan dapat terasa semakin berat jika sistemnya terlalu rumit. Perhatikan beberapa pola berikut:
- Mencoba terlalu banyak teknik sekaligus. Anda akan kesulitan mengetahui bagian mana yang membantu.
- Terus mengganti aplikasi pencatat. Pemindahan daftar belum tentu menyelesaikan tugas yang tertunda.
- Menunggu motivasi sebelum bertindak. Cobalah tindakan pertama yang sudah jelas, lalu evaluasi pelaksanaannya.
- Menuntut hasil sempurna untuk semua tugas. Sesuaikan pemeriksaan dengan risiko dan kebutuhan pekerjaan.
- Menganggap satu hari sulit sebagai kegagalan total. Periksa hambatannya dan susun kesempatan berikutnya.
Anda tetap perlu ketelitian untuk pekerjaan penting. Tujuan mengurangi penundaan bukan menghilangkan pemeriksaan, melainkan membuat awal dan akhir tugas lebih jelas.
Kapan kebiasaan menunda perlu dilihat lebih serius?
Perhatikan dampaknya terhadap kehidupan sehari-hari. Penundaan yang terus mengganggu studi, pekerjaan, hubungan, atau kewajiban penting layak mendapat perhatian lebih lanjut.
Anda dapat membicarakannya dengan psikolog atau tenaga kesehatan yang sesuai, terutama jika kesulitan tersebut berlangsung berulang dan disertai tekanan emosional yang mengganggu. Panduan National Institute of Mental Health tentang mencari bantuan profesional juga menempatkan kesulitan menyelesaikan aktivitas biasa sebagai salah satu hal yang perlu diperhatikan ketika disertai gejala berat atau mengganggu.
Tidak perlu menyimpulkan bahwa kebiasaan menunda membuktikan adanya kondisi psikologis tertentu. Penilaian profesional memerlukan informasi yang lebih luas daripada daftar kebiasaan.
Saat berkonsultasi, siapkan catatan berikut:
- Contoh tugas: pekerjaan yang berulang kali tertunda.
- Situasi pemicu: kejadian atau pikiran sebelum Anda menghindari tugas.
- Dampak: kewajiban atau kegiatan yang terganggu.
- Upaya sebelumnya: langkah yang sudah Anda coba dan hasilnya.
Informasi konkret lebih membantu menjelaskan pengalaman Anda daripada hanya mengatakan bahwa Anda kurang disiplin.
Kesimpulan
Cara mengatasi kebiasaan menunda pekerjaan kecil dapat dimulai dari satu tugas: kenali hambatannya, tentukan tindakan pertama, dan pilih waktu mulai yang realistis.
Gunakan pemicu yang jelas, kurangi gangguan, lalu pastikan pekerjaan mempunyai tanda selesai. Jika langkahnya belum membantu, periksa kembali penyebab tertahan dan sesuaikan pendekatannya.
